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Punkten mit Automationen: Drei konkrete Tipps für NGOs

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E-Mail-Marketing ist für NGOs ein Muss: Umfragen haben gezeigt, dass Menschen durch E-Mails besonders häufig animiert werden, für einen guten Zweck zu spenden. Genauer gesagt, belegte E-Mail-Marketing sogar den zweiten Platz nach Social Media. Aber auch wegen den tiefen Kosten ist der Marketing-Kanal bei Hilfsorganisationen beliebt. Jedoch variiert die Kostenhöhe stark zwischen einzelnen Hilfsorganisationen. Es gibt Methoden, sie tief zu halten und eine davon sind Automationen. In diesem Artikel stellen wir drei sinnvolle Automationen für NGOs vor.

NGOs haben gegenüber anderen Unternehmen den Vorteil, dass E-Mail-Anbieter ihnen häufig spezielle Rabatte für Automationen anbieten. Je mehr automatisiert von statten geht, desto mehr Zeit bleibt für andere Aufgaben innerhalb der Organisation. Damit wird auch der Wille der Spender:innen unterstützt: Die befürchten oft, dass ihr ganzer Spendenbeitrag ausschließlich für administrative Kosten draufgeht, anstatt etwas für Hilfsbedürftige zu ändern. Ein weiterer Vorteil sind die Erfolgsanalysen, welche Automation-Tools anbieten. Mit ihnen wertet man Kampagnen aus und lernt, welche Erfolg haben und woran das liegen könnte.

Aber welche Automationen sind für ein NGO denn sinnvoll? Hier sind drei Must-haves:

1. Willkommensmails

Diese Automation heißt Neuankömmlinge in der Gemeinschaft willkommen. Sie zeigt, dass man die Teilnahme der Empfänger:innen wertschätzt und ist essentiell, um eine fruchtbare Beziehung zu beginnen. Innerhalb der Willkommensmails sind außerdem Segmentierungen möglich, beispielsweise in die Kategorien Abonnent:innen, Spendende und Freiwillige. Somit können verschiedene Arten von Welcome Mails an die jeweiligen Zielgruppen gesendet werden. Neue Spender:innen kann man zum Beispiel direkt damit willkommen heißen, dass diese Projekte nur möglich sind dank ihnen. Damit vermittelt ein NGO das Gefühl, dass jemand bereits wichtiger Bestandteil der Community ist. Außerdem erweckt es den Eindruck von Zuverlässigkeit und das ist für Hilfsorganisationen entscheidend.

2. Projektupdates

In diesen Nachrichten informieren NGOs über aktuelle Entwicklungen in ihren Projekten. Das sind besonders relevante Informationen, schließlich legimitieren sie die Existenz einer Hilfsorganisation. Sie sind wichtig für Spendende, da diese wissen möchten, wofür ihr Geld eingesetzt wird. Ebenso sind sie interessant für Abonnent:innen, die zum einen (potenzielle) Spender:innen sind und zum anderen die Themen der Organisation in ihrem Umfeld verbreiten können. Eine Idee wären beispielsweise quartalsweise oder monatliche Automationen, die alle Neuerungen aufzeigen. Dabei könnte man Abonnent:innen zum Beispiel ganz spezifisch zeigen, wo sie mithelfen, wenn sie jetzt spenden. Spender:innen hingegen könnte eine Version der E-Mail gezeigt werden, die mehr auf das „Danke“ und „dank dir ist das alles möglich“ fokussiert. Eine Automation für Profis wäre, nach Spendendatum zu segmentieren und dann Spendenden in E-Mails ganz spezifisch aufzuzeigen, wohin ihr Geld geflossen ist. Das schafft Transparenz und Authentizität und somit Glaubwürdigkeit.

3. Spenden

Dieser Punkt beinhaltet zwei verschiedene Automationen: Zum einen, die unverzichtbare Dankesnachricht nach einer Spende. In Form eines Nachfasses nochmals Wertschätzung ausdrücken und für die Unterstützung danken. Um allerdings überhaupt zu dieser E-Mail zu gelangen, müssen Spenden getätigt werden. Deswegen handelt der zweite Punkt von Nachrichten zur Spendenanregung. Diese können verschiedene Aufhänger nutzen: Beispielsweise sobald ein Projekt beinahe genug Geld zusammen hat, wird eine Automation ausgelöst, die informiert, dass nur noch Betrag XY zur Umsetzung fehlt. Eine andere Idee ist, einen gewissen Zeitraum nach einer Spende eine E-Mail auszulösen, die darauf aufmerksam macht, dass die letzte Einzahlung bereits eine Weile her ist. Und dass man sich natürlich über einen weiteren Beitrag freuen würde. Weiter wäre eine Möglichkeit, automatisiert aufzuzeigen, wie viel eine Spende gebracht hat (erst nach einem bestimmten Zeitraum nach der Einzahlung) und wie viel ein anderer Beitrag, beispielsweise der doppelte, helfen würde.

Es lohnt sich, Zeit in Automationen zu investieren, weil man diese dann doppelt und dreifach wieder einspart. Damit das NGO Budget wirklich zu den Hilfsbedürftigen fließen kann und die gewonnene Zeit für andere Arbeit zur Verfügung steht.

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